Mudar a contabilidade ou realizar a troca de contador é possível, logo, você deve ter cuidado com alguns detalhes importantes, como por exemplo, o contrato e multas rescisórias. Além disso, a decisão de mudança deve ser informada. Abaixo, mostraremos alguns cuidados necessários para tomar quando mudar a contabilidade de sua empresa, confira!
Trocar de Contador
Para evitar maiores problemas, é importante que seja feita uma pesquisa detalhada, primeiramente mantenha formalizado o cancelamento dos serviços contábeis, que pode ser por e-mail ou por carta encaminhada para o Correio, no comunicado não esqueça de colocar os dados da empresa e a data de cancelamento.
É necessário que o contador respeite um prazo de 30 dias para organizar a documentação cadastral, contábil, fiscal, após a organização é que os documentos serão entregues ao proprietário, é fundamental pedir informações sobre débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, além de outros parcelamentos de dívidas.
Assim, o novo escritório de contabilidade pode dar continuidade aos processos tranquilamente, todos os escritórios de contabilidade exigem que seja formalizado o pedido de troca para que no futuro não haja dor de cabeça para nenhuma das partes.
O que é o Termo de Transferência de Contabilidade?
É um termo que todo profissional contábil deve preencher, quando há troca de contador, esta é uma exigência que consta no Código de Ética do Contador, o profissional que está sendo substituído deve comunicar o atual contratado sobre a situação do cliente através desse documento.
Assim, será possível repassar a documentação e a escrituração contábil do cliente, o novo responsável técnico também deve saber quais foram as causas que levaram à decisão da mudança por parte do cliente, a entrega de documentos, o Termo de Transferência e os dados da contabilidade devem ser protocolados.
É importante respeitar o rigor normativo, dessa forma, os contadores poderão demonstrar zelo e profissionalismo, o cliente se sente mais seguro ao saber que existe respaldo jurídico para todas as partes envolvidas.
O que fazer quando há retenção de documentos?
A retenção de documentos é um fato que costuma acontecer quando o cliente não está em dia com suas obrigações financeiras, para receber seus honorários, é provável então, que o contador não devolva os documentos ao cliente, entretanto, de acordo com o Código de Ética, no artigo 3, está vedado a retenção de documentos por parte do contabilista.
Assim, podemos confirmar que, não é lícito a retenção de documentos e é de responsabilidade do contribuinte guardá-los, para evitar qualquer transtorno, é imprescindível que no contrato tenha uma cláusula específica sobre guarda de documentos.
Caso haja abandono de documentos, será necessário fazer o registro de recebimento ou via em Cartório de Título de Documentos, esses cuidados são fundamentais pois ajudam a impedir que haja demandas judiciais e outros aborrecimentos.
O que o cliente deve pedir para a contabilidade anterior?
Para que a troca de contador seja segura, é importante solicitar alguns documentos conforme mostraremos abaixo:
Contrato Social ou Requerimento de Empresário
Se refere ao Contrato Social (LTDAs e EIRELIs) ou Requerimento de Empresário (EIs), que também é conhecido como Certidão de Nascimento da empresa, através desse documento, encontramos informações sobre:
- sócios;
- direitos e as obrigações dos proprietários;
- atividades econômicas exercidas;
- condições de funcionamento.
Escrituração contábil
Neste documento encontramos informações sobre a saúde financeira da empresa, por exemplo, fatos contábeis e as movimentações no patrimônio da empresa, é um dos documentos mais importantes para os contadores.
Senha web
É utilizado por empresas que emitem notas fiscais, apenas as prefeituras dos municípios podem emitir esta senha, somente com esta senha é que o contador consegue fazer a gestão das notas.
Código de Acesso ao Simples Nacional
Este procedimento é válido somente se a empresa está incluída no Simples Nacional, o novo profissional de contabilidade deve ter acesso ao código para acessar os serviços da Receita Federal.
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
Nestes documentos constam informações sobre vínculos empregatícios, além das respectivas remunerações, se a contabilidade nova for exercer serviços de folha de pagamento, certamente a mesma necessitará desses documentos.
Requisitos que uma boa contabilidade deve apresentar
A princípio, uma contabilidade deve ter contadores que possuem diploma de nível superior, com Conselho Regional de Contabilidade, se você deseja trocar de contador, saiba que o passo mais importante é checar a credibilidade e tempo de experiência desse profissional, não deixe de conferir informações em suas redes sociais.
Procure por referências entre clientes antigos, pesquise sobre a contabilidade em sites como o Reclame Aqui e o Procon, não é apenas o CRC que você deve pesquisar, as contabilidades também devem ter cadastro no Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon).
Os responsáveis pela contabilidade precisam estar com sua documentação registrada nos órgãos responsáveis, antes de escolher os serviços peça para ler o contrato, visite a contabilidade e converse com os funcionários pessoalmente, esclareça todas as suas dúvidas, veja com quais segmentos eles trabalham.
Além disso, um bom contador deve mostrar na prática, como os serviços contábeis funcionam, deixando o cliente mais seguro e confiante sobre sua decisão de contratar a contabilidade.
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